Executive Assistant | Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Wir suchen eine hervorragend organisierte, proaktive und vertrauensvolle Persönlichkeit, die unseren Gründer & Geschäftsführer sowie unseren Managing Partner Art im operativen Tagesgeschäft unterstützt.

Idealerweise hast du bereits Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle – gerne im Agentur-, Kreativ-, Medien- oder Start-up-Umfeld. Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein gutes Gespür für Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Du kommunizierst souverän auf Deutsch und Englisch, arbeitest diskret, eigenverantwortlich und lösungsorientiert. Mit Microsoft Office und digitalen Tools gehst du sicher um und findest dich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.

• Proaktive Unterstützung unseres Gründers & Geschäftsführers sowie unseres Managing Partners im operativen Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Kalender, Termine und Prioritäten sowie vorausschauende Steuerung des Tagesgeschäfts
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen sowie Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Erstellung von Unterlagen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und To-dos
• Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Themen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Unterstützung bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Pflege relevanter administrativer Daten, Dokumente und Ablagestrukturen
• Organisation von Konferenz-, Netzwerk- und Speaker-Terminen sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Sonderprojekten
• Unterstützung im Recruiting, beispielsweise durch die Koordination von Bewerbungsgesprächen und Terminen
• Planung und Organisation interner Events, Teamformate und Culture-Initiativen sowie Mitgestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung
• Organisation besonderer Anlässe wie Geburtstage, Jubiläen oder Farewells

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager:in, Operations Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten, exzellentes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität sowie eine pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools; neue Systeme und Prozesse erschließt du dir schnell
• Freude daran, im Hintergrund den Überblick zu behalten, Dinge zuverlässig voranzutreiben und Führungskräften den Rücken freizuhalten